L’impegno organizzativo ed economico che ogni organizzazione deve sostenere per adeguare o migliorare il proprio livello di sicurezza richiede necessariamente la pianificazione e la gestione di una serie di processi ben strutturati e definiti. Parallelamente, i Responsabili del Servizio di Prevenzione e Protezione (interni ed esterni), sono sempre più spesso coinvolti e «costretti» ad affrontare, magari con l’ausilio di altre figure, la gestione delle misure di prevenzione e protezione individuate nella fase di valutazione dei rischi o di altri adempimenti come:

• Organizzare la Formazione
• Organizzare la Sorveglianza Sanitaria
• Verificare l’adeguatezza di impianti ed attrezzature
• Gestire appalti
• Gestire una campagna di Campionamenti
• Ottenere un CPI
• Implementare un Sistema di Gestione

È possibile, oltre che vantaggioso, considerare queste attività e, in generale, il miglioramento dei livelli della sicurezza all’interno di un’organizzazione, come obiettivi da raggiungere attraverso la strutturazione di un “Progetto”. Di conseguenza, sarebbe logico indicare il RSPP come figura principale incaricata della gestione dei diversi progetti organizzati per il raggiungimento degli obiettivi prefissati in materia di salute e sicurezza. Le criticità comuni per i RSPP che devono gestire attività, migliorabili con le competenze di Project Management, potrebbero riguardare: 

• Il coinvolgimento di altre figure di supporto
• L’ampliamento delle attività al contributo di altri Stakeholder
• La gestione di modifiche/imprevisti intervenendo per tempo
• La pianificazione operativa delle risorse interne ed esterne
• Gli obiettivi definiti con lo sponsor e con il committente fin dal primo momento

Prima di completare e rendere attuabili questi due sillogismi, è però necessario introdurre alcune definizioni di base:

Cos’è un Progetto?

“Un progetto è un’impresa complessa, unica e di durata determinata, volta al raggiungimento di un obiettivo prefissato mediante un processo continuo di pianificazione, esecuzione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di costi-tempi-qualità”. (Fonte: Guida alle conoscenze di gestione progetti – Franco Angeli). In materia di Salute e Sicurezza, possiamo ad esempio considerare l’elaborazione della Valutazione dei Rischi, come un “Progetto” da realizzare. La Valutazione dei Rischi infatti è:

• Complessa, perché strutturata in una serie di attività di carattere tecnico, organizzativo, gestionale afferenti a funzioni aziendali diverse. Perché soggetta a vincoli normativi, a limiti di budget e molto spesso la sua realizzazione richiede competenze specifiche    
• Unica, perché ogni luogo di lavoro è diverso da un altro, ogni attività ha le proprie caratteristiche, ogni lavoratore ha la propria identità!
• Di durata determinata, perché gli articoli 28 e 29 del D.Lgs. 81 indicano:
  • D.Lgs 81/08, art. 28, comma 3-bis. In caso di costituzione di nuova impresa, il datore di lavoro è tenuto ad effettuare immediatamente la valutazione dei rischi elaborando il relativo documento entro novanta giorni dalla data di inizio della propria attività;
  • D.Lgs 81/08, art. 29, comma 3. La valutazione dei rischi deve essere immediatamente rielaborata, nel rispetto delle modalità di cui ai commi 1 e 2, in occasione di modifiche del processo produttivo o della organizzazione del lavoro significative… il documento di valutazione dei rischi deve essere rielaborato, nel rispetto delle modalità di cui ai commi 1 e 2, nel termine di trenta giorni dalle rispettive causali.
• Volta al raggiungimento di un obiettivo prefissato, dal Datore di Lavoro e dal Servizio di Prevenzione e Protezione
• Viene effettuata “Mediante un processo continuo di pianificazione, esecuzione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di costi-tempi-qualità”.

Cos’è il Project Management?

“Il Project Management è l’applicazione di conoscenze, capacità professionali e personali, metodi, tecniche e strumenti alle attività di un progetto, al fine di soddisfarne i requisiti”. (Fonte: Guida alle conoscenze di gestione progetti – Franco Angeli). I Processi di Project Management devono essere eseguiti secondo una determinata sequenza logica in quanto, molti di essi, producono come output dei risultati intermedi (deliverable) utilizzati da processi successivi. Questa sequenza può essere così rappresentata:

 

 

AVVIO DEL PROGETTO

La fase di AVVIO di un Progetto in materia di Salute e Sicurezza si può implementare quando un’organizzazione necessita di raggiungere degli obiettivi specifici o di promuovere un’iniziativa all’interno di un preciso perimetro in termini di risultati, tempi, costi e qualità. Le principali attività che il Project Manager organizza in questa fase sono: 

1. Definizione dell’ambito e del contesto
2. Mappatura e pesatura degli Stakeholder
3. Predisposizione di una Scheda Progetto (Project Charter)

Il Contesto è l’ambiente (interno ed esterno all’organizzazione) nel quale il progetto si svolge e che, con i suoi tratti distintivi, è in grado di influenzare fortemente il progetto stesso. L’analisi di contesto consiste dunque nel comprendere tutte le principali variabili in gioco che bisogna considerare durante tutto il percorso di organizzazione ed attuazione delle attività di seguito analizzate. Uno degli strumenti di supporto all'analisi del contesto (interno ed esterno) di un progetto è l‘analisi SWOT. Essa consente di ottenere una visione integrata di:

• punti di forza interni (Strenght)
• punti di debolezza interni (Weakness)
• opportunità esterne (Opportunities)
• rischi/minacce esterne (Threats)

L’analisi SWOT consente una visione integrata di due ambiti complessi e distinti quali il contesto interno ed esterno, che incidono fortemente sul progetto. Anche in un progetto in materia di salute e sicurezza il processo conoscitivo iniziale, l’analisi del contesto, è di estrema importanza. Ad esempio, se il progetto riguardasse la Valutazione dei Rischi di un’organizzazione di medie /grandi dimensioni, potremmo avere un’Analisi Swot di questo tipo:

L’altra azione necessaria da svolgere nella fase di Avvio è la gestione dei gruppi di interessi. Gli Stakeholder sono persone, organizzazioni o gruppi i cui interessi possono essere influenzati positivamente o negativamente dal progetto. È opportuno gestire gli Stakeholder anche nei progetti in materia di salute e sicurezza; attraverso questo processo:

• Si favorisce la condivisione di punti di vista diversi (Mappatura più completa dell’azienda, Analisi di Contesto più efficace)
• Si incoraggia la partecipazione (il coinvolgimento diventa estremamente importante per la diffusione più generale della cultura della sicurezza)
• Si facilita l’aumento della reputazione aziendale
• Si rafforza la fiducia tra un'azienda e i suoi stakeholder
• Si fornisce la possibilità di avere più strumenti più concreti per il piano di miglioramento
• Si agevola l’attuazione delle misure di prevenzione e protezione ed una migliore gestione del rischio

La gestione delle parti interessate, all’interno dei progetti in materia di salute e sicurezza, può essere, inoltre, strumento di monitoraggio e mantenimento di relazioni costruttive con le parti interessate. Lo strumento utilizzato per identificare i portatori di interesse di un progetto è la Mappatura degli Stakeholder. Gli Stakeholder, in materia di salute e sicurezza, potrebbero essere ricondotti a quest’elenco non esaustivo:

• Datore di Lavoro
• ASPP
• RLS
• Preposti
• Dirigenti
• Lavoratori
• Consulenti Tecnici Esterni
• Medico Competente
• ASL Territoriale
• Inail
• Legislatore
• Fornitori
• Proprietà Immobili
• Altri Condomini
• eventuali consulenti esterni
• fornitori o business partner
• clienti o utenti diversi dai lavoratori
• …altri

Dopo la fase di identificazione ed analisi, bisogna definire ed implementare la strategia di gestione degli stakeholder. Lo “stakeholder engagement” è un’azione fondamentale per il successo di qualsiasi progetto, programma o attività. L’utilizzo di una matrice “Influenza/Interesse” può aiutare un PM nelle scelte sul grado e sulle modalità di coinvolgimento dei gruppi di interesse.

L’AVVIO di un progetto si conclude con la predisposizione di una Scheda Progetto in cui vengono definiti:

• gli obiettivi
• il team di lavoro
• i vincoli normativi e contrattuali
• l’individuazione degli stakeholder e i metodi di comunicazione con gli stessi

Le Metodologie di ingaggio degli Stakeholder in un “Progetto di Valutazione dei Rischi”, può essere così rappresentato:

FORME	DEFINIZIONI	ESEMPI TOOLS
Informazione	Flusso unidirezionale di dati dall'azienda agli stakeholder	Newsletter, website, intranet, bacheche, schermi, safety day
Dialogo	Flusso bidirezionale di dati dall'azienda agli stakeholder e viceversa	Focus group di area, Corsi di Formazione, panel, etc.
Consultazione	Coinvolgimento in processi decisionali, programmi, linee guida aziendali	RLS come da art. 50; forum, questionari online
Collaborazione	Supporto di una delle parti per l'attuazione delle attività dell'altra parte che siano coerenti con i propri obiettivi	Strumenti di segnalazione; registri o check list (near miss)
Partnership	Supporto di una delle parti per l'attuazione delle attività dell'altra parte che siano coerenti con i propri obiettivi	Strumenti di controllo per i preposti. Collaborazione di altre funzioni aziendali per la gestione dei fornitori
Inclusione	Incorporazione delle parti interessate nel sistema di gestione della valutazione dei rischi

PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO

Il processo di pianificazione costituisce l’insieme delle fasi utili alla redazione del “Piano di Progetto”, nel quale si definiscono le attività ed i valori delle variabili necessari al raggiungimento degli obiettivi. In questa fase, il PM, definisce la Base line attraverso la costruzione di una serie di prospetti rispondendo a semplici interrogativi sull’organizzazione del progetto:    

1. Cosa fare?: Costruzione della WBS (Work Breakdown Structure). Una tecnica di scomposizione delle attività strutturata in diversi livelli che permette una divisione del progetto stesso in porzioni sempre più piccole e facili da gestire
   Esempio di WBS in un “progetto di Valutazione dei Rischi:
   

 

2. Chi lo Fa? Costruzione della OBS (Organization Breakdown Structure). È la struttura tramite la quale viene assegnata la responsabilità esecutiva di ogni attività del progetto
   Esempio di OBS in un “progetto di Valutazione dei Rischi:
   
3. Chi fa Cosa? L'incontro tra OBS e WBS dà origine alla RAM (Responsibility Assignments Matrix) in cui si assegnano in modo univoco i Work Package ai rispettivi centri di responsabilità
4. Come Fare? Costruzione di un Reticolo Logico. Questo prospetto mostra le dipendenze tra le varie attività che compongono un progetto. È costituito da un insieme di nodi (rettangoli) che costituiscono le attività ed i legami
5. Quando? Costruzione di un Diagramma di Gantt. É costruito partendo da un’asse orizzontale, che rappresenta l'arco temporale totale del progetto suddiviso in fasi incrementali (ad esempio, giorni, settimane, mesi) e da un’asse verticale, che rappresenta le attività che compongono il progetto.
6. Con che cosa Fare? Costruzione di un Istogramma delle Risorse. In questa fase il PM deve:
   • Identificare i tipi di risorse e le quantità necessarie
   • Considerare in che modo la quantità delle risorse influisce sulla durata del progetto
   • Considerare in che modo la capacità e la qualità delle risorse influiscono sulla durata del progetto
7. Quanto Costa? Costruzione di un Budget. Quando si Pianifica un progetto, i PM sono tenuti a rendere conto delle loro stime di budget.  Quando si avvia un progetto, è difficile sapere quanto costerà ed è per questo che è necessario predisporre un budget di progetto. Considerata la grande incertezza che di solito regna nella fase iniziale di un progetto, questa può rappresentare una delle maggiori sfide dei project manager. Gli approcci più utilizzati per redigere un budget di progetto sono:
   • Approccio top-down: decidere quanto costerà il progetto in totale e dividere l’importo tra le varie fasi di lavoro
   • Approccio bottom-up: stimare il costo totale del progetto, calcolando le singole fasi di lavoro, partendo dal livello più basso, e poi sommando il tutto

Entrambi gli approcci hanno i loro vantaggi e svantaggi.
La Baseline sarà un documento indispensabile nei processi di misurazione delle performance, durante il monitoraggio degli avanzamenti e nelle considerazioni finali del progetto. Essa rappresenta il primo sinottico del progetto e la sua modifica può avvenire solo a fronte di cambiamenti degli obiettivi di progetto.

ESECUZIONE DEL PROGETTO

Nella fase di esecuzione del progetto, il PM deve svolgere una serie di azioni operative che deve necessariamente adeguare in funzione della difficoltà e del grado di coinvolgimento delle risorse nelle attività di progetto. In questa fase il PM deve:

• Seguire in maniera puntuale la WBS ed il Gantt
• Delegare (magari agli ASPP o a consulenti esterni se si tratta di progetti in materia di Salute e Sicurezza) tutte le attività che non necessitano di essere svolte direttamente 
• Monitorare gli stati di avanzamento di ogni singola attività
• Monitorare il Budget
• Garantire il controllo Qualità
• Dare informazioni periodiche agli stakeholder
• Valutare, periodicamente, i Rischi di progetto e la loro gestione

La Baseline continua ad essere, anche in questa fase, il documento di riferimento. Essa è necessaria per le verifiche in corso d’opera degli scostamenti temporali ed economici del progetto (ritardi, anticipi, over-budget, under-­budget).

MONITORAGGIO E CONTROLLO DEL PROGETTO

Il monitoraggio ed il controllo di un progetto permettono di valutarne le performance e di misurare gli scarti rispetto a quanto pianificato in precedenza. In questa fase si individuano le eventuali azioni correttive necessarie per “sistemare” gli scostamenti individuati. Questi possono riguardare:

• i costi
• i tempi
• gli aspetti organizzativi
• problematiche non preventivate 

Nel monitoraggio e nel controllo del progetto, in tema di salute e sicurezza ed anche per altre  tipologie di attività, è importante adottare una prospettiva globale, non perdersi in dettagli troppo minuziosi che potrebbero causare un rallentamento complessivo delle azioni. Gli strumenti più utilizzati in questo ambito sono gli audit periodici. Attraverso check list costruite ad hoc, le risorse individuate procedono alla verifica di elementi nodali al fine della comprensione dell’andamento più generale delle attività. La frequenza ed il dettaglio con cui vengono organizzate e strutturate le attività di monitoraggio e controllo del progetto, dipendono dal rischio che si vuole correre e dal livello di allineamento al piano di progetto predisposto che si vuole raggiungere. Questa opportunità di modifica deve però essere valutata con molta accortezza, perché un eccessivo controllo o un importante processo correttivo possono comportare un significativo incremento dei costi generali di progetto.
La fase di Monitoraggio e Controllo termina con una valutazione finale e con le attività di chiusura del progetto.

CHIUSURA DEL PROGETTO

Nella fase finale di un progetto, il PM deve compiere delle azioni che permettono innanzitutto di analizzare tutti i problemi e gli aspetti positivi che hanno caratterizzato il progetto in termini di costi, gestione del tempo e delle risorse impiegate.

Al termine del Progetto, il team di lavoro, si porrà una serie di domande:

• ho portato a termine tutte le attività programmate?
• la qualità del lavoro rispetta quanto progettato?
• abbiamo rispetto i tempi programmati?
• siamo rientrati nelle previsioni di budget?
• a quali cause sono dovuti gli eventuali scostamenti?
• come avrei potuto evitare i problemi?

La risposta a queste domande è fondamentale per acquisire esperienza e Know how utili per progetti futuri e per individuare i punti di miglioramento su cui investire in attesa di riprogettare altre attività.

IL RSPP E LA FIGURA DEL PROJECT MANAGER

Il livello di coinvolgimento raggiunto dal RSPP nella gestione di molte attività, impone, a questa figura un necessario ampliamento di competenze di carattere gestionale.  Sempre più spesso, infatti, il RSPP viene investito di nuove responsabilità di coordinamento che tendono a modificare sostanzialmente il ruolo dello stesso nell’organizzazione della sicurezza nelle specifiche organizzazioni.
Anche le indicazioni riportati nella UNI 11720:2018, entrata in vigore il 19 luglio 2018, in merito ai requisiti relativi all’attività professionale del Manager HSE, spingono verso questa direzione. Tra le conoscenze del Manager HSE inserite nella norma, nella più ampia definizione delle competenze gestionali richieste, trovano spazio anche gli Elementi di Gestione dei progetti, di Project Management appunto (Appendice A. Conoscenze del Manager HSE).
Come in tante altre discipline sono diffusi molti corsi di project management. Un posto di rilievo spetta ai corsi che preparano i discenti al superamento degli esami delle certificazioni internazionali come PMI, IPMA, PRINCE2.

In Italia, il Project Manager è una delle professioni che la legge n. 4 del 2013 definisce come «non organizzate in Ordini e Collegi». La legge prevede la nascita di associazioni professionali che, se iscritte in uno specifico elenco pubblicato dal MiSE (Min. Sviluppo Economico), possono rilasciare ai propri associati una Attestazione di qualità e di qualificazione dei servizi professionali. Fra queste, quella più importante, è l’ISIPM.
L’ISIPM (Istituto Italiano di Project Management), è un’associazione per la diffusione della cultura del project management in Italia e per la valorizzazione della professione del Responsabile di Progetto e degli altri ruoli professionali di project management. ISIPM è iscritta nell’elenco tenuto dal Ministero della Giustizia delle associazioni che sono considerate rappresentative a livello nazionale delle professioni non regolamentate in ordini o collegi (ai sensi dell’art. 26 d.lgs. 206/2007).